Kela monitored even employees' mouse clicks – permitted breaks included tickling a rabbit and going to the toilet

Kela käytti työajan ja tehtävien seurantaa etuuskäsittelijöiden työn tarkasteluun. Esihenkilöt vertasivat kirjattua työaikaa tehtyihin töihin ja siihen, mihin aika kului. Tämä oli tärkeää, koska Kela halusi selvittää työajan väärinkäytöksiä ja epäselvää työn sujumista etätyössä.

Seuranta saattoi olla hyvin yksityiskohtaista. Suvi kertoi, että raporteista näkyi, mitä työntekijä oli hiirellä klikannut, milloin hän otti työn jonolta, teki ratkaisupäätöksen tai jätti asian lepäämään. Pitkien taukojen kohdalla raporteissa näkyi oranssi viiva.

Kela tarkasteli kesällä 2023 noin 2 000 toimihenkilön työaikaa edeltäviltä kahdesta kuuteen kuukaudelta. Epäselvissä tapauksissa tilattiin vielä tarkempia raportteja. Työtuomioistuin kuitenkin katsoi myöhemmin, etteivät tällaiset raportit aina kertoneet luotettavasti työajan käytöstä.

Kelan eteläisessä vakuutuspiirissä tarkasteltiin kesän 2023 aikana 2 000 toimihenkilön työajan käyttöä. Esihenkilöt kävivät läpi jokaisen tiimiläisen kirjaukset, tehdyt työt ja työajan kohdentumisen. Tarkastelu koski edeltäviä kahdesta kuuteen kuukautta.

Noin kaksi prosenttia eteläisen vakuutuspiirin toimihenkilöistä joutui työoikeudellisten seurausten piiriin. 2 000 työntekijästä tämä tarkoitti noin 40:tä henkilöä. Seuraamuksiin kuului kirjallisia huomautuksia, varoituksia ja irtisanomisia.

Kela irtisanoi työajan väärinkäytösten perusteella vuonna 2024 kymmenen työntekijää. Lisäksi osa työntekijöistä joutui Kelan mukaan korvaamaan menetettyä työaikaa, tekemään ilmaista korvaavaa työtä tai siirtymään etätöistä toimistolle. Jotkut myös irtisanoutuivat itse. Kaikki seuraukset eivät siis olleet irtisanomisia.

Kela kertoi heränneensä työajan väärinkäytösten lisääntymiseen. Siksi se halusi tarkastella, miten työntekijät käyttivät työaikaa ja etenivät tehtävissään. Etätyö oli yleistä, ja työntekijä sekä esihenkilö saattoivat työskennellä eri paikkakunnilla.

Vuoden 2023 seurannassa esihenkilöitä kehotettiin kiinnittämään huomiota pitkiin taukoihin, tehtävien valikointiin ja yllättäviin tai epämääräisiin poissaoloihin. Myös haluttomuus osallistua lähipäiviin sekä Skypen jatkuva keltainen tai punainen tila mainittiin huomioitavina asioina. Kelan mukaan työntekijät valitsivat joskus helppoja tehtäviä vaikeiden sijaan.

Jos työssä ilmeni epäselvyyksiä, työnantaja tilasi tarkempia seurantaraportteja. Näiden tietojen perusteella Kela ryhtyi joissakin tapauksissa työoikeudellisiin toimiin. Myöhemmin MOT:n saamat yhteydenotot herättivät kysymyksiä siitä, oliko valvonta laajempaa kuin Kela ilmoitti.

Kun raportit näyttivät pitkiä taukoja, poikkeavia poissaoloja tai vähäiseksi tulkittua aktiivisuutta, työntekijä saattoi joutua selvittämään työajan käyttöään. Noora kertoi joutuneensa syksyllä 2023 selittämään työajan käyttöä yhdeksän kuukauden ajalta. Seuranta saattoi siksi tuntua työntekijästä hyvin henkilökohtaiselta.

Kela ei kiistänyt, että osa toimihenkilöistä joutui maksamaan palkkaa takaisin tai tekemään ilmaista työtä järjestelmässä näkyneiden ylimääräisten taukojen vuoksi. Kela kertoi myös, että menetettyä työaikaa voitiin korvata, työntekijä saattoi irtisanoutua itse tai hänet voitiin siirtää etätöistä toimistolle.

Vakavammissa tapauksissa seurauksena olivat kirjallinen huomautus, varoitus tai irtisanominen. Noin 40 eteläisen vakuutuspiirin 2 000 toimihenkilöstä joutui työoikeudellisten seurausten piiriin. Kymmenen työntekijää irtisanottiin vuonna 2024.

Työtuomioistuin totesi keväällä 2026, että yhden Kelan etuuskäsittelijän irtisanominen oli laiton. Ratkaisu liittyi etätyön valvontaan ja oli työtuomioistuimen ensimmäinen laatuaan. Päätös nosti esiin kysymyksen siitä, kuinka luotettavasti tietokoneen käyttöön perustuvat raportit osoittavat tehdyn työn.

Työnantaja oli käyttänyt työajan seurannassa raportteja, joissa näkyivät muun muassa työtehtävien käsittely ja pitkät tauot. Työtuomioistuimen käsityksen mukaan raportit eivät kuitenkaan kertoneet luotettavasti työntekijän työajan käytöstä. Siksi raportit eivät riittäneet perustelemaan irtisanomista.

Ratkaisu oli merkittävä, koska Kela oli käyttänyt vastaavia raportteja työntekijöiden toiminnan arvioinnissa. Se ei tarkoittanut, ettei työnantaja saisi seurata työn sujumista. Se osoitti kuitenkin, että seurannan tietojen täytyy kuvata työn tekemistä riittävän luotettavasti, ennen kuin niiden perusteella tehdään vakavia päätöksiä.

Etätyössä työnantajalla on lain mukaan työsuojeluvastuu ja velvollisuus seurata työn sujumista. Vastuu ei siirry tekniselle järjestelmälle, vaikka järjestelmä keräisi paljon tietoa. Työntekijöiden pitää myös olla selvillä valvonnan pelisäännöistä.

Kelan tapauksessa esihenkilöt kävivät läpi tiimiläisten työajan kirjauksia, tehtyjä töitä ja työajan käyttöä. Heille annettiin ohjeita esimerkiksi poissaolojen, tehtävien valikoinnin ja Skypen värin seuraamiseen. Raportit olivat siis apuvälineitä, eivät itsenäisiä päätöksentekijöitä.

Jos tietojen perusteella harkitaan huomautusta, varoitusta tai irtisanomista, työnantajan on arvioitava tilanne kokonaisuutena. Työtuomioistuin katsoi, etteivät Kelan käyttämät raportit kertoneet riittävän luotettavasti työajan käytöstä. Tämä osoittaa, että järjestelmän tuottama merkintä ei yksin ratkaise, onko työntekijä työskennellyt tehokkaasti tai rikkonut velvollisuuksiaan.

Tietokoneaktiivisuus mittaa vain osaa työstä. Hiiren liike tai klikkaus kertoo laitteen käytöstä, mutta ei välttämättä työn laadusta, vaikeudesta tai etenemisestä. Siksi pelkkä aktiivisuusraportti voi antaa työntekijän päivästä väärän kuvan.

Etuuskäsittelijä voi esimerkiksi puhua asiakkaan kanssa puhelimessa, osallistua kokoukseen, käydä koulutuksessa tai lukea ja ajatella ennen ratkaisua. Myös lyhyt terveystauko voi näkyä järjestelmässä pitkänä hiljaisuutena, vaikka työntekijä olisi muuten hoitanut tehtävänsä asianmukaisesti. Kelan raporteissa näkyivät muun muassa tehtävien lepäämään jääminen ja pitkät tauot.

Tämä rajoitus oli keskeinen myös työtuomioistuimen ratkaisussa. Se katsoi, etteivät käytetyt raportit kertoneet luotettavasti työajan käytöstä. Siksi tehokkuutta pitäisi arvioida tietojen, tehtävien, laadun ja tilanteen kokonaisuuden avulla, ei vain klikkausten perusteella.